Alquilar mesas, sillas y carpas para un evento parece sencillo hasta que algo falla el día de la celebración. No hay mucho margen para improvisar cuando tienes 150 personas esperando sentarse y resulta que faltan diez sillas o las mesas no caben en el espacio.

Llevamos años en esto y hemos visto prácticamente de todo. Estos son los errores que se repiten con más frecuencia, y lo que puedes hacer para no cometerlos.

1. Pedir la cantidad justa sin ningún margen

Es el error más habitual con diferencia. Alguien cuenta los invitados confirmados, pide exactamente ese número de sillas y listo. El problema es que la lista de invitados raramente es definitiva hasta el último momento: se cuela algún acompañante, hay un cambio de última hora, o simplemente la cuenta inicial estaba mal.

La solución es simple: añade siempre un 10% más sobre la cantidad que calcules. Para 100 invitados, pide 110 sillas. El coste adicional es pequeño comparado con el problema de quedarse corto.

Lo mismo aplica a las mesas. Si calculas que necesitas 12, pide 13 o 14. Una mesa de sobra ocupa poco espacio y da mucho margen.

2. Reservar demasiado tarde

En temporada alta (de abril a septiembre) la disponibilidad de mobiliario para eventos se complica mucho. Los fines de semana de mayo y junio, en particular, tienen una demanda altísima en toda la provincia.

Hay gente que llama una semana antes de su boda o comunión esperando encontrar disponibilidad para 200 personas. A veces hay suerte, pero no es lo habitual.

Lo recomendable es confirmar el alquiler con al menos 4-6 semanas de antelación para eventos grandes, y con 2-3 semanas para eventos más pequeños fuera de temporada alta. Si tienes fecha cerrada, lo antes posible.

Si ya tienes una fecha en mente, consúltanos en nuestra sección de contacto y te confirmamos disponibilidad sin compromiso.

3. No medir el espacio antes de hacer el pedido

Esto pasa más de lo que parece. Alguien calcula las mesas que necesita para sus invitados, las pide, y cuando llega el día del montaje resulta que no caben todas en el espacio disponible.

Cada mesa redonda de 150 cm necesita aproximadamente 3,5-4 m² de espacio libre, contando las sillas alrededor y el paso para moverse. Las mesas largas necesitan aún más espacio lateral para el movimiento de los comensales.

Antes de confirmar el pedido, mide el espacio real donde vas a montar el evento. Si no estás seguro de cómo distribuirlo, cuéntanoslo y te ayudamos a hacer el cálculo.

4. Olvidar las mesas de servicio

El conteo de mesas suele centrarse en los invitados sentados, y se olvidan las mesas que no son de comedor pero que también necesitas:

• Mesa de presidencia o de honor en bodas y comuniones
• Mesa de regalos
• Mesa del pastel o tarta
• Mesa de buffet o aperitivos
• Barra o zona de bebidas

En una boda mediana pueden ser perfectamente 4 o 5 mesas extra que no están en el cálculo inicial. Súmalas siempre aparte.

En nuestra sección de alquiler de mesas tienes los distintos tipos disponibles: mesas redondas, largas, vestidas y mesas de cóctel para zonas de pie.

5. No preguntar qué incluye el servicio de alquiler

No todos los servicios de alquiler incluyen lo mismo. Hay empresas que solo entregan el material en su almacén y tú te encargas del transporte, el montaje y la recogida. Otras, como Magalsan, incluyen el transporte, montaje y recogida en el precio.

Antes de contratar, confirma exactamente:

• ¿Incluye transporte hasta el lugar del evento?
• ¿Quién monta y desmonta el mobiliario?
• ¿En qué estado hay que devolver el material?
• ¿Qué pasa si hay algún desperfecto?

Llevarse una sorpresa con esto el día del evento es evitable con una conversación previa.

6. Elegir el tipo de mobiliario sin pensar en la estética del evento

Una silla de plástico blanca funciona perfectamente para muchos eventos, pero no encaja en todos. Y una silla vestida con funda y lazo puede ser innecesaria para una fiesta informal en el jardín.

El tipo de silla y mesa que eliges afecta tanto al presupuesto como a la imagen del evento. Algunos criterios:

• Sillas de madera o tipo chiavari: para bodas con decoración más cuidada
• Sillas plegables o de resina: para eventos funcionales, comuniones camperas, eventos corporativos
• Sillas vestidas con funda: para banquetes formales donde la estética es parte del evento

En nuestra sección de alquiler de sillas puedes ver las opciones disponibles con y sin vestir.

7. No tener en cuenta el clima si el evento es al aire libre

Si el evento es exterior, el mobiliario tiene que aguantar las condiciones del día. En Granada y provincia, el calor de verano puede hacer que ciertas superficies sean incómodas. Y en primavera o otoño, una tarde puede acabar con lluvia o viento.

Si hay posibilidad de lluvia o sol directo intenso, una carpa es prácticamente imprescindible para proteger tanto a los invitados como al propio mobiliario. Puedes ver los distintos modelos y tamaños disponibles en nuestra sección de alquiler de carpas.

No planifiques el evento exterior sin tener contemplado un plan B para el tiempo.

8. No confirmar el pedido por escrito

Una conversación telefónica es útil para aclarar dudas, pero no es suficiente para cerrar un pedido. Confirma siempre por escrito y con antelación los artículos, cantidades, fecha, hora de entrega y lugar del evento.

Esto evita malentendidos de cantidad o modelo, y también te da un documento de referencia si surge cualquier problema.

9. Subestimar el tiempo de montaje

Montar mesas, colocar sillas, distribuir el espacio… lleva tiempo. En eventos grandes, el montaje puede necesitar 2-3 horas o más. Si el evento empieza a las 13:00, el camión tiene que estar allí a las 9:00 o 10:00 como mucho, no a las 12:00.

Coordina bien los horarios de entrega y montaje con la empresa de alquiler, y ten en cuenta que en el mismo espacio pueden estar trabajando otros proveedores al mismo tiempo: catering, decoración, música…

Antes de cerrar tu pedido

Si quieres evitar todos estos problemas de golpe, lo más eficaz es hablar con nosotros antes de confirmar nada. Llevamos muchos años montando eventos en Granada, Málaga y Jaén —bodas, comuniones, eventos corporativos, fiestas privadas— y sabemos qué preguntas hay que hacerse antes de que sea tarde.

Consulta nuestro catálogo completo de servicios o contáctanos directamente y te ayudamos a cerrar el pedido sin sustos.