Organizar un evento desde cero tiene muchas partes variables. La mayoría de los imprevistos no ocurren porque alguien sea descuidado, sino porque hay demasiadas cosas en la cabeza al mismo tiempo y algunas se cuelan entre los huecos.

Esta checklist está pensada para que no pase eso. Está ordenada por fases, desde que confirmas la fecha hasta el día después del evento. Puedes adaptarla a tu tipo de celebración: boda, comunión, cumpleaños, evento corporativo o fiesta privada.

Con 2 o 3 meses de antelación

Esta es la fase donde se toman las decisiones grandes. Si dejas alguna de estas para más tarde, puede que ya no encuentres lo que necesitas.

• Confirma la fecha y el número aproximado de invitados. No tiene que ser exacto, pero necesitas una cifra de partida para reservar espacio y mobiliario.
• Elige y reserva el espacio. Finca, jardín privado, local, terraza… Lo que sea, pero con contrato.
• Define el tipo de evento. Banquete sentado, buffet, cóctel en pie, o una combinación. Esto condiciona todo lo demás.
• Mide el espacio disponible. Largo, ancho y posibles obstáculos. Imprescindible para calcular carpas, mesas y distribución.
• Reserva el catering o el servicio de comida. Los buenos proveedores se reservan con mucha antelación en temporada alta.
• Contrata la carpa si el evento es en exterior. En alquiler de carpas puedes consultar disponibilidad y tamaños.
• Reserva el alquiler de mesas y sillas. Especialmente en primavera y verano, la disponibilidad se agota. Más info en alquiler de mesas y alquiler de sillas.
• Contrata música, animación o entretenimiento si lo necesitas.
• Establece un presupuesto total y distribúyelo por partidas.

Con 4 a 6 semanas de antelación

Aquí se confirman los detalles y se coordinan los proveedores entre sí. Es el momento de asegurarte de que todo el mundo sabe qué tiene que hacer y cuándo.

• Envía las invitaciones y establece una fecha límite de confirmación.
• Confirma el número final de invitados con tu proveedor de catering y con nosotros para ajustar el pedido de mobiliario.
• Cierra el menú e informa al catering de restricciones alimentarias o alergias.
• Diseña la distribución del espacio. Dónde van las mesas, la zona de baile si la hay, la barra, la mesa de presidencia, el pastel…
• Confirma los horarios de entrega con cada proveedor. Catering, mobiliario, decoración y música tienen que coordinarse para no pisarse.
• Reserva alojamiento para invitados que vengan de fuera, si aplica.
• Contrata un seguro de responsabilidad civil si el evento es grande o en espacio privado.
• Revisa si necesitas algún permiso municipal, especialmente para eventos con amplificación de sonido o en espacio público.

Con 1 o 2 semanas de antelación

La recta final. A estas alturas no deberías tomar decisiones grandes, sino confirmar que todo lo que ya estaba decidido sigue en pie.

• Confirma el número definitivo de invitados y comunícalo a todos los proveedores.
• Revisa el pedido de mobiliario y ajusta cantidades si ha habido cambios. Recuerda añadir siempre un 10% de margen en sillas.
• Confirma horarios de llegada y montaje con cada empresa. Deja margen suficiente entre el montaje y la llegada de los invitados.
• Prepara el plano de distribución de mesas para bodas y comuniones con protocolo de asientos.
• Coordina quién recibe a los proveedores el día del evento si tú no puedes estar desde el principio.
• Revisa la previsión meteorológica si el evento es al aire libre y confirma el plan B.
• Prepara el material de decoración y decide quién lo monta y cuándo.
• Ten a mano los teléfonos de todos los proveedores en un mismo sitio.

El día antes del evento

• Comprueba que el espacio está accesible para los camiones de entrega (altura, anchura de acceso, aparcamiento).
• Prepara la ropa o el outfit para no improvisarlo el mismo día.
• Carga el móvil y ten el cargador a mano. Suena obvio hasta que no lo haces.
• Revisa la lista de invitados y el plano de mesas una última vez.
• Descansa. El día del evento vas a necesitar energía.

El día del evento

• Llega al espacio antes que nadie. Necesitas tiempo para supervisar el montaje sin carreras.
• Comprueba que el mobiliario está completo y en buen estado antes de firmar la entrega.
• Supervisa la distribución de mesas y ajusta si algo no encaja con el plano.
• Confirma con el catering la hora de inicio del servicio.
• Designa a una persona de confianza para resolver imprevistos menores durante el evento, para que tú puedas disfrutarlo.
• Comprueba la iluminación, especialmente si el evento se alarga hasta la noche.

Después del evento

El evento terminó bien, pero aún queda una pequeña lista de cosas que cerrar.

• Coordina la recogida del mobiliario en el horario acordado.
• Revisa el estado del espacio antes de entregarlo si es un alquiler.
• Cierra los pagos pendientes con los proveedores.
• Recoge los regalos y objetos personales antes de que se desmonte todo.
• Deja una reseña a los proveedores que lo hayan hecho bien. Les ayuda mucho y solo cuesta cinco minutos.

Un par de cosas que esta checklist no puede hacer por ti

Ninguna lista elimina todos los imprevistos. Siempre hay algo que no se puede predecir: el tiempo, un proveedor que se retrasa, un invitado que llega con tres personas más. Lo que sí hace una buena planificación es reducir los imprevistos al mínimo y darte margen para reaccionar cuando aparecen.

Si necesitas ayuda con el mobiliario (carpas, mesas, sillas o cualquier otro material), puedes ver todo lo que ofrecemos en nuestra sección de catálogo o contactarnos directamente. Llevamos muchos años trabajando en eventos de todos los tamaños en Granada, Málaga y Jaén, y sabemos que cada celebración tiene sus particularidades.